Nedenfor finder du de oftest stillede spørgsmål, som en kommende vært for en international kongres har brug for at få svar på. Kontakt os på mail: kongres@woco.dk eller telefon: 3325 7400, hvis du har yderligere spørgsmål eller lyst til et uforpligtende rådgivningsmøde.

Hvordan får min forening og jeg kongressen til København?

Undersøg først om der er formelle krav til invitationen, og om foreningen eventuelt har en bidmanual. Er det internationale sekretariat positivt indstillet over for idéen om at lade København blive vært for en fremtidig kongres, skal der udarbejdes en officiel invitation, "et bid".

Sammensæt eventuelt en kongreskomité, som tilsammen besidder de rette kvalifikationer, engagement og samarbejdsevner. Sørg herefter for at udspecificere og uddelegere konkrete opgaver og ansvar til medlemmer af komiteen.

Når repræsentanter for den internationale forening skal vurdere, hvilken destination, der bedst lever op til kongressens krav, er det nødvendigt med et inspektionsbesøg. Derfor er det en god idé, hvis invitationen til at afholde kongressen ledsages af et tilbud til den internationale forening om en inspektionsrejse til København med et besøg hos for eksempel kongrescentre, hoteller og andre relevante faciliteter. Rejse og ophold kan ofte koordineres og betales af Wonderful Copenhagen. Herefter begynder lobbyarbejdet med at få idéen om København som værtsdestination videregivet til andre.

Der er mange muligheder for at påvirke beslutningen om, hvor kongressen skal placeres, til fordel for København. Mulighederne varierer fra forening til forening, og formen afhænger af, hvem der træffer den endelige afgørelse. Om det er en bestyrelse, en komité med repræsentanter fra de forskellige nationale afdelinger eller eventuelt en generalforsamling. Wonderful Copenhagen kan gratis hjælpe med at udarbejde en invitation, planlægge inspektionsbesøg og påvirke beslutningstagere.

Hvordan kommer jeg i gang?

De fleste faglige møder og kongresser i internationale foreninger afholdes på skift rundt om i verden. Derfor er det ofte et spørgsmål om, at Skandinavien eller Europa står for tur, når en forening får mulighed for at byde på en kongres. Ofte begynder det med, at man deltager i foreningens kongresser rundt om i verden, og man har måske gjort sig positivt bemærket med gode og interessante indlæg.

Allerede i overvejelsesfasen kan du med fordel os for at få hjælp til skabe dig et overblik over de nøjagtige betingelser for værtskabet samt væsentlige tidsfrister. Og selvom du endnu ikke har fået værtskabet bekræftet, gælder det om at reservere kongresfaciliteter og indkvartering i god tid - det er altid lettere at afbestille end at bestille for sent, og det koster ikke noget at spørge. Reservation af kongresfaciliteter og indkvartering er alt sammen noget, vi kan hjælpe med.

Hvad kan jeg få hjælp til?

Wonderful Copenhagen har en rådgivende funktion, og vi fungerer samtidig som bindeled til professionelle serviceudbydere.

Og ligesom du er ekspert, når det gælder den faglige del af kongressen, findes der professionelle kongresbureauer, der er eksperter i praktisk planlægning og gennemførelse af internationale kongresser af enhver art. Det er derfor en god idé at engagere professionelle kongresbureauer til at forberede og gennemføre kongressen eller dele af den. Det er selvfølgelig ikke gratis, men hvor professionelle kan gå den lige vej, fordi de har erfaringen, kender markedet og har kontakterne, må du og dine medarbejdere ofte igennem en større research med risiko for alligevel at overse detaljer eller vælge forkert på grund af manglende erfaring. Det tager tid og kan koste dyrt i den sidste ende.

Blandt de opgaver en professionel kongresarrangør kan varetage er:

• Udarbejdelse af kongrestilbud
• Indledende planlægning af rammer
• Udarbejdelse af budget og budgetstyring
• Økonomisk rådgivning, bogholderi, og forfinansiering
• Fundraising og sponsorering
• Håndtering af tilmeldinger og tilmeldingsgebyrer
• Forhandling og kontraktindgåelse med underleverandører
• Hotelreservationer og -indkvartering
• At stille sekretariats- og kontorfaciliteter til rådighed, herunder postadresse
• Support på tekniske og videnskabelige programmer
• Udstillinger og præsentationsmateriale
• Kontakt til talere
• Marketing og PR
• Pressefaciliteter
• Afvikling og bemanding af kongressen i alle praktiske detaljer
• Tilrettelæggelse af sociale arrangementer, ekskursioner o. l.
• Kontakt til luftfartselskaber
• Transport af delegerede
• Afslutning af kongresregnskabet
• Opfølgning og evaluering

Hvilken professionel arrangør skal jeg vælge?

I Wonderful Copenhagen er det vores erfaring, at det er klogt at søge assistance hos de professionelle bureauer, især, hvis du ikke har erfaring som kongresarrangør, eller der er tale om en stor og prestigefyldt kongres. Måske har du personalemæssige ressourcer til at varetage dele af planlægningen selv. Er det tilfældet, hjælper vi gerne med at vurdere behovet for professionel assistance ud fra de givne betingelser og muligheder. Samtidig er vi i stand til at vurdere, hvor meget arbejde, der ligger i de opgaver, du overvejer selv at varetage.

Næste skridt er at arrangere møde med et eller flere professionelle kongresbureauer. Dette skal helst ske så tidligt i processen som muligt, gerne allerede i den fase, hvor der skal bydes på værtskabet.

Wonderful Copenhagen er behjælpelig i denne proces og rådgiver gerne om, hvilken professionel arrangør som er den rette for din kongres. Vi anbefaler, at du mødes med tre forskellige arrangører for at kunne vælge én, du har en god kemi med og kunne forestille dig at arbejde sammen med i mange år fremover.

Skal jeg selv finansiere kongressen?

Økonomien skal styres med hård hånd. Uanset om du allierer dig med en professionel kongresarrangør eller beslutter at løse opgaven selv, er det vigtigt at kende noget til økonomisiden af en kongres, herunder budgettering og likviditetsstyring. Ved større kongresser anbefales det at overlade økonomistyringen til professionelle kongresarrangører, da de har personale med økonomisk kompetencer.

Wonderful Copenhagen kan også være behjælpelig med at søge om kaution til forfinansiering igennem Danmarks Internationale Kongresgaranti Ordning.

Hvordan sikrer jeg, at der kommer mange deltagere?

Promovering har to formål i forbindelse med en kongres: At tiltrække det ønskede antal deltagere, og at skabe opmærksomhed omkring værtsforeningens arbejde og holdninger. Promoveringen er altafgørende for antallet af deltagere og dermed om kongressen løber økonomisk rundt. Derfor er det arrangørens opgave at tilrettelægge markedsføringen af kongressen. De professionelle kongresarrangører har erfaring i at klare alle markedsføringsopgaver, og har desuden gode kontakter til reklamebureauer, markedsføringsbureauer, trykkerier og presse.

Planlægningen af promoveringen begynder allerede, når kongresværten er udpeget. Første opgave er at udarbejde en tidsplan og budget over elementerne i markedsføringen. Næste skridt er at definere målgrupper. Derefter gælder det bare om at nå ud til så mange i målgruppen som muligt, på den billigste og mest effektive måde. Markedsføringens omfang skal dog svare til det ønskede antal deltagere.

Hvordan vælger jeg det rette mødested?

­­Det ideelle mødested er det sted, der opfylder de særlige krav og behov, den enkelte kongres har. Kongresværtens fornemste opgave er at afdække disse krav og behov, for herefter at formidle dem videre til de potentielle mødesteder.

Når mødestedet skal vælges, er det vigtigt at huske, at kongresområdet bør være så sammenhængende som muligt, så deltagerne ikke skal spilde for meget tid på at finde vej mellem mødelokaler, udstillingsområde og spisesteder.

Derudover skal der tages hensyn til:

• Type af mødested - for eksempel kongrescenter uden overnatning, hotel eller konferencecenter med overnatning under samme tag.
• Mødelokalernes placering og standard, herunder antal, størrelse, AV- og IT-udstyr og andet teknisk udstyr.
• Udstillingsfaciliteter.
• Opbevarings- og lagerfaciliteter.
• Faciliteter og adgang for handicappede og gangbesværede.
• Garderobe- og toiletfaciliteter.
• Adgang til kontor- og sekretariatsfaciliteter til personale, presse m.m.
• Adgang til, og kvalitet af mad og drikke.
• Fleksibilitet og service i forhold til pauser, spisetider, menusammensætning (for eksempel af hensyn til religiøse madskikke, vegetarer, diabetikere, allergikere og lignende).
• Lysforhold og mulighed for mørklægning.
• Lydtæthed mellem mødelokaler adskilt af foldevæg.
• Tilstrækkelig elektriske installationer og kapacitet.
• Mulighed for udluftning og eventuelt opvarmning eller aircondition.
• Geografisk beliggenhed - for eksempel nær offentlig transport, motorvej, lufthavn etc.
• Parkeringsfaciliteter.
• Aktivitetsmuligheder, turistattraktioner, shopping, restauranter, natteliv m.v.

Udover de rent fysiske elementer, bør du overveje, hvordan andre, samtidige møder på stedet eventuelt vil påvirke dit arrangement, og om der er planer om renoveringer. Glem heller ikke behovet for at holde møder før og efter selve kongressen.

I brochurerne 'Guide for incentive- og mødearrangører' og 'Unikke mødesteder og incentive muligheder' findes en oversigt over mødesteder i København. Derudover har de professionelle bureauer erfaringerne med at vurdere mødesteder i forhold til krav og behov, samt den nødvendige, juridiske kompetence til at udfærdige kontrakter. Bestil brochurerne.

Hvilke overnatningsmuligheder skal jeg vælge?

Uanset om det er et krav fra din hovedforening eller ej, er det en god idé at give deltagerne flere indkvarteringsmuligheder at vælge mellem og i forskellige prisklasser. Udover hoteller er det også muligt at tilbyde alternativ indkvartering såsom vandrerhjem, campingplads, sommerhuse eller privat indkvartering. For at give deltagerne mulighed for at vælge den rette indkvartering, er det en god idé at inddele de valgte indkvarteringsmuligheder i to eller fire kategorier afhængigt af pris, komfort og service. Husk at oplyse deltagerne om, hvorvidt prisen på indkvartering er med eller uden morgenmad, moms og eventuelle miljøtillæg. Forsøg også at vælge indkvartering i så kort afstand som muligt til stedet, hvor kongressen afholdes, og nær offentlige transportmidler.

Hoteller

København har både små selvstændige hoteller samt store, internationale kæder. Derfor er det ofte nødvendigt at sprede deltagerne i en kongres på flere hoteller. Hvis dette er nødvendigt, anbefaler vi at samle den internationale bestyrelse på samme hotel. Det samme gælder talere.

Før der kan tegnes kontrakt med udvalgte hoteller, skal man forsøge at afdække behovet for hotelværelser så præcist som muligt. Hotellerne oplever fra tid til anden, at store reservationer aflyses i sidste øjeblik på grund af manglende overblik. Derfor ønsker hotellerne naturligt nok at gardere sig ved at udarbejde kontrakter med afbestillingsregler.

Der er tid og penge at spare ved at overlade det praktiske arbejde med indkvartering til en professionel arrangør, som har gode kontakter til hotellerne og er god til at forhandle favorable priser og aftaler hjem til kongresværten.

Huskeliste for indkvartering

• Er der udarbejdet en vurdering af det totale behov for indkvartering? En sådan skal forberedes i god tid, da forhandlingerne med indkvarteringsstederne og selve bestillingen skal ske lang tid før selve kongressen. Er der overvejet flere forskellige muligheder for overnatning?
• Er der aftalt en fremgangsmåde med indkvarteringsstederne med hensyn til forhåndsbestilling og endelig bekræftelse for antal værelser? Dette er især vigtigt, hvis man samarbejder med en professionel kongresarrangør
• Er indkvarteringsstederne blevet informeret rettidigt ifølge kontrakten om såvel aktuelt som endeligt behov for værelser?
• Er der aftalt procedure for indcheckning, så deltagerne undgår unødigt tidsspilde?
• Er betalingsproceduren på plads? Skal der f.eks. afregnes individuelt for hvert enkelt værelse, eller skal nogen afregne for en gruppe af værelser? Er der klarhed over, hvad der eventuelt bliver betalt af arrangørerne - f.eks. værelse og morgenmad - og hvilke udgifter, der skal afregnes individuelt?
• Er der aftalt, hvordan afregningen skal foregå mellem indkvarteringsstedet og henholdsvis arrangør og deltagere? Der kan gå flere uger før der foreligger en afregning, hvis der er tale om store grupper.
• Er det aftalt, hvordan der afregnes for deltagere, som ikke dukker op?